หน่วยการเรียนรู้ที่ 8 การประสานงาน CO-ORDINATION

ที่มา : http://www.thaihrwork.com/wp-content/uploads/2011/04/work38.jpg

สิ่งสำคัญเบื้องต้นของการประสานงาน

        1. การจัดวางหน่วยงานที่ง่ายและเหมาะสม
        2. การมีโครงการและนโยบายอันสอดคล้องกัน
        3. การมีวิธีติดต่องานภายในองค์การที่ทาไว้ดี
        4. มีเหตุที่ช่วยให้มีการประสานงานโดยสมัครใจ
        5. การประสานงานโดยวิธีควบคุม

1. การจัดวางหน่วยงานที่ง่าย (Simplified Organization) ในการจัดการศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้การจัดวางหน่วยงานควรคานึงถึง

• การแบ่งแผนก ซึ่งช่วยในการประสานงาน กล่าวคือ การจัดแผนกต่าง ๆ บางแผนกมีความจำเป็นต้องประสานกันควรอยู่ใกล้ชิดกัน เนื่องจากการติดต่ออย่างไม่เป็นทางการระหว่างผู้ที่ทำงานอันเกี่ยวเนื่องอย่างใกล้ชิดกันมากขึ้น
• การแบ่งตามหน้าที่
• การจัดวางรูปงานและระเบียบการที่ชัดแจ้งแก่ทุก ๆ คนที่เกี่ยวข้อง

2. การมีโครงการและนโยบายอันสอดคล้องต้องกัน(Harmonized Program and Policies)

3. การมีวิธีติดต่องานภายในองค์การที่ทำไว้ดี (Well –Designed Methods of Communication) เครื่องมือที่ช่วยในการติดต่อส่งข่าวคราวละเอียด ได้แก่

• แบบฟอร์มในการปฏิบัติงาน (Working Papers) 
• รายงานเป็นหนังสือ (Written report) 
• เครื่องมือวิทยาศาสตร์ในการติดต่องาน เช่น ระบบการติดต่อภายใน โรงพิมพ์ เป็นต้น

4. เหตุที่ช่วยให้มีการประสานงานโดยสมัครใจ (Aids to Voluntary Coordination) การประสานงานส่วนมากมักจะเกิดขึ้นจากการร่วมมือโดยสมัครใจของบุคลากรในศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้

5. ประสานงานโดยวิธีควบคุม (Coordination through Supervision) หัวหน้างานมีหน้าที่จะต้องคอยเฝ้าดูการดำเนินปฏิบัติงานต่าง ๆ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสอดคล้อง และจะต้องใช้วิธีประเมินผลการปฏิบัติงานทุกระยะจะได้ทราบข้อบกพร่องหาทางแก้ไขให้การปฏิบัติงานถูกต้องยิ่งขึ้น

เทคนิคการประสานงาน (Techniques Coordination) 

• จัดให้มีระบบการติดต่อสื่อสารทั้งภายในหน่วยงาน และภายนอกหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ
• การกำหนดอำนาจหน้าที่ และตำแหน่งงานอย่างชัดเจน
• การสั่งการ และการมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ
• การใช้คณะกรรมการ หรือเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่ประสานงาน โดยเฉพาะการประสานงานภายในองค์การ
• การจัดให้มีการประสานงานระหว่างพนักงานในองค์การ
• การจัดให้มีการฝึกอบรมและพัฒนาผู้

อุปสรรคของการประสานงาน 

• การขาดความเข้าใจอันดีต่อกันระหว่างผู้ปฏิบัติงานด้วยกันจะกลายเป็นสาเหตุทำให้การติดต่อประสานงานที่ควรดำเนินไปด้วยดี ไม่สามารถกระทำได้ 
• การขาดผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารที่มีความสามารถ 
• การปฏิบัติงานไม่มีแผน ซึ่งเป็นการยากที่จะให้บุคคลอื่น ๆ ทราบวัตถุประสงค์และวิธีการในการทำงาน
• การก้าวก่ายหน้าที่การงาน 
• การขาดการติดต่อสื่อสารที่ดี ย่อมทำให้การทำงานเป็นระบบที่ไม่ดีของความร่วมมือ ขาดความเข้าใจซึ่งกันและกัน
• การขาดการนิเทศงานที่ดี
• ความแตกต่างกันในสภาพและสิ่งแวดล้อม
• การดำเนินนโยบายต่างกันเป็นอุปสรรคต่อการประสานงาน
• ประสิทธิภาพของหน่วยงานต่างกันจะเป็นการยากที่จะก่อให้เกิดมีความร่วมมือและประสานงานกันเพราะแสดงว่ามีฝีมือคนละชั้น
• การทำหน้าที่ความรับผิดชอบ และอำนาจไม่ชัดแจ้ง ทำให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความกังวลใจและอาจไปก้าวก่ายงานของบุคคลอื่นก็ได้
• ระยะทางติดต่อห่างไกลกัน
• เทคนิคและวิธีการปฏิบัติงานในแต่ละหน่วยงานแตกต่างกัน เนื่องมาจากการกุมอำนาจหรือการกระจายอำนาจมากเกินไป